La Biblioteca Nacional de España (BNE) ha desarrollado el proyecto Quijote interactivo . A partir de la digitalización a muy alta calidad de los ejemplares que conserva la BNE de la primera edición del Quijote se ha construido un portal interactivo al que se han incorporado mapas, ilustraciones, grabados y otros contenidos procedentes de 43 ediciones distintas del Quijote y de otras 21 obras más, todas pertenecientes a la BNE.
miércoles, 27 de octubre de 2010
jueves, 21 de octubre de 2010
¿El problema está fuera o dentro de la profesión?
La anterior entrada de este blog (La huida hacia delante como estrategia en la gestión documental) ha dado lugar a un interesante debate en la lista de archivística “Arxiforum” sobre la utilización / apropiación del término gestión documental por la industria TIC y sobre los problemas que tienen los archiveros para acercarse a las empresas, especialmente a las pymes. En este debate hay coincidencia en que la gestión documental en las empresas es mejorable, y así mismo se reconoce que la industria TIC ha utilizado el término para introducir sus productos en las empresas mientras que los archiveros se siguen quedando fuera. Y llegados a este punto Lluís-Esteve Casellas planteó abiertamente y con gran acierto si ¿el problema está fuera o dentro de la profesión?
Sin lugar a dudas este es un asunto complejo en el que se cruzan factores tanto internos como externos. Con esta entrada me gustaría exponer algunos de los factores que en mi opinión explican la situación.
1.- El contexto
El tejido empresarial español tiene una característica que hay que tener muy en cuenta: la reducida dimensión de sus empresas; y es que el 99 % de las empresas tienen menos de 50 empleados, y lo que todavía es más significativo 8 de cada 10 empresas tiene dos o menos asalariados.
La cultura empresarial con respecto a los archivos, la producción y gestión documental, tampoco parece ayudar al desarrollo archivístico en las empresas constatándose la poca consideración otorgada al archivo en particular y a la documentación en general.
2.- Factores externos a la profesión
La gestión documental tiene que “competir” con otras necesidades empresariales para conseguir financiación como son la gestión ambiental, la gestión de la seguridad y salud laboral, la gestión de la calidad, y por supuesto aspectos de más peso como la gestión de los recursos económicos – financieros – patrimoniales, la gestión de sus recursos humanos, la gestión de sus clientes, la producción, la logística … Para cada uno de estos ámbitos hay profesionales y propuestas sólidas de mejora capaces de captar la financiación de las empresas. Y es que la gestión documental es un factor más que puede contribuir a la consecución de los objetivos empresariales, pero ni mucho menos el único, y claro está con unos limitados recursos económicos las empresas invierten en aquellas mejoras que consideran van a resultarles más rentables.
Por otra parte, si una empresa decide abordar la problemática de su gestión documental hay otros actores distintos a los archiveros dispuestos a dar su solución, fundamentalmente la industria TIC, una industria que sabe utilizar muy bien el marketing, por lo que sus propuestas y su terminología resultan atractivas y cercanas a las empresas. En este sentido la utilización que realizan del término “gestión documental” generalmente obedece a intereses promocionales muy alejados de preocupaciones doctrinales sobre lo que implica o deja de implicar una correcta gestión documental.
3.- Factores internos a la profesión
Pero a los factores externos hay que sumar algunos rasgos propios de nuestra profesión, y en primer lugar me gustaría destacar la frecuente arrogancia de nuestros discursos “en los que la esencia del archivero está por encima del bien y del mal” tal y como señalaba María Jesús Sánchez Carrasco en un mensaje en Arxiforum. Al menos en este campo debemos reconocer nuestras propias limitaciones y debilidades.
Relacionado con lo anterior sería bueno relativizar nuestra importancia, asumiendo que los archiveros no somos indispensables para las empresas –como la realidad demuestra-, aunque sí que podemos serles muy necesarios. Por ello no debemos plantearnos si las empresas pueden funcionar sin archivos, sino que la pregunta que debemos hacernos es ¿qué podemos hacer para ayudar a las empresas? Por lo tanto a la hora de acercarnos a las empresas lo prioritario es escucharlas para tratar de conocer y entender sus necesidades reales, y a partir de este conocimiento proponer las soluciones.
Descendiendo al terreo práctico, con una metodología archivística construida por y para la administración pública, nuestra respuesta “técnica” se debería acomodar al ámbito empresarial. En este sentido Lluís-Esteve Casellas planteaba una larga lista de tareas: elaborar sistemas de clasificación eficientes para las empresas, recomendaciones sobre la gestión de documentos, sobre los beneficios de un sistema de gestión documental para la gestión del negocio, sobre calendarios de conservación y retención, sobre la incidencia de la gestión de documentos en el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos, sobre la relación entre un sistema de gestión documental y la explotación de información como activos de información para la empresa …
El marketing es otro déficit importante de la profesión, mientras que la industria TIC les propone a las empresas soluciones con una terminología y unas presentaciones atractivas y cercanas a las empresas, nosotros incidimos en los problemas y les proponemos complicadas estructuras que no son capaces de comprender. Necesitamos construir un argumentario atractivo para llegar a las empresas.
Y por supuesto se hecha en falta acciones de defensa profesional por parte de las asociaciones profesionales. Y es que tal y como señala Lluís Anglada en una entrevista realizada en el último número de la revista El Profesional de la Información “las asociaciones se han refugiado en la formación profesional y han abandonado el lobismo y la defensa de la profesión”.
1.- El contexto
El tejido empresarial español tiene una característica que hay que tener muy en cuenta: la reducida dimensión de sus empresas; y es que el 99 % de las empresas tienen menos de 50 empleados, y lo que todavía es más significativo 8 de cada 10 empresas tiene dos o menos asalariados.
La cultura empresarial con respecto a los archivos, la producción y gestión documental, tampoco parece ayudar al desarrollo archivístico en las empresas constatándose la poca consideración otorgada al archivo en particular y a la documentación en general.
2.- Factores externos a la profesión
La gestión documental tiene que “competir” con otras necesidades empresariales para conseguir financiación como son la gestión ambiental, la gestión de la seguridad y salud laboral, la gestión de la calidad, y por supuesto aspectos de más peso como la gestión de los recursos económicos – financieros – patrimoniales, la gestión de sus recursos humanos, la gestión de sus clientes, la producción, la logística … Para cada uno de estos ámbitos hay profesionales y propuestas sólidas de mejora capaces de captar la financiación de las empresas. Y es que la gestión documental es un factor más que puede contribuir a la consecución de los objetivos empresariales, pero ni mucho menos el único, y claro está con unos limitados recursos económicos las empresas invierten en aquellas mejoras que consideran van a resultarles más rentables.
Por otra parte, si una empresa decide abordar la problemática de su gestión documental hay otros actores distintos a los archiveros dispuestos a dar su solución, fundamentalmente la industria TIC, una industria que sabe utilizar muy bien el marketing, por lo que sus propuestas y su terminología resultan atractivas y cercanas a las empresas. En este sentido la utilización que realizan del término “gestión documental” generalmente obedece a intereses promocionales muy alejados de preocupaciones doctrinales sobre lo que implica o deja de implicar una correcta gestión documental.
3.- Factores internos a la profesión
Pero a los factores externos hay que sumar algunos rasgos propios de nuestra profesión, y en primer lugar me gustaría destacar la frecuente arrogancia de nuestros discursos “en los que la esencia del archivero está por encima del bien y del mal” tal y como señalaba María Jesús Sánchez Carrasco en un mensaje en Arxiforum. Al menos en este campo debemos reconocer nuestras propias limitaciones y debilidades.
Relacionado con lo anterior sería bueno relativizar nuestra importancia, asumiendo que los archiveros no somos indispensables para las empresas –como la realidad demuestra-, aunque sí que podemos serles muy necesarios. Por ello no debemos plantearnos si las empresas pueden funcionar sin archivos, sino que la pregunta que debemos hacernos es ¿qué podemos hacer para ayudar a las empresas? Por lo tanto a la hora de acercarnos a las empresas lo prioritario es escucharlas para tratar de conocer y entender sus necesidades reales, y a partir de este conocimiento proponer las soluciones.
Descendiendo al terreo práctico, con una metodología archivística construida por y para la administración pública, nuestra respuesta “técnica” se debería acomodar al ámbito empresarial. En este sentido Lluís-Esteve Casellas planteaba una larga lista de tareas: elaborar sistemas de clasificación eficientes para las empresas, recomendaciones sobre la gestión de documentos, sobre los beneficios de un sistema de gestión documental para la gestión del negocio, sobre calendarios de conservación y retención, sobre la incidencia de la gestión de documentos en el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos, sobre la relación entre un sistema de gestión documental y la explotación de información como activos de información para la empresa …
El marketing es otro déficit importante de la profesión, mientras que la industria TIC les propone a las empresas soluciones con una terminología y unas presentaciones atractivas y cercanas a las empresas, nosotros incidimos en los problemas y les proponemos complicadas estructuras que no son capaces de comprender. Necesitamos construir un argumentario atractivo para llegar a las empresas.
Y por supuesto se hecha en falta acciones de defensa profesional por parte de las asociaciones profesionales. Y es que tal y como señala Lluís Anglada en una entrevista realizada en el último número de la revista El Profesional de la Información “las asociaciones se han refugiado en la formación profesional y han abandonado el lobismo y la defensa de la profesión”.
viernes, 15 de octubre de 2010
La huida hacia delante como estrategia en la gestión documental
Una manera poco recomendable de afrontar las situaciones problemáticas es tratar de encontrar una salida de emergencia que nos evite las consecuencias del problema pero sin alcanzar una solución real al mismo, es lo que conocemos como “huidas hacia delante”. Pues bien, en materia de gestión documental cada vez resulta más habitual adoptar esta estrategia.
1.- La situaciónTodas las empresas, sea cual sea su actividad económica, ya sea industrial, comercial o de servicios, sea cual sea su tamaño, se ven obligadas a recibir y generar diferentes tipos de documentos. Además dentro de las empresas todos los departamentos, todas las actividades generan documentación. Igualmente, todos los trabajadores, sea cual sea su cualificación, nivel, o actividad son productores directa o indirectamente de documentación (contratos de trabajo, nóminas, partes de baja…). Por lo tanto gestionar documentación es una actividad ineludible para todas las empresas.
Sin embargo la mayoría de las empresas consideran a la gestión de sus documentos como una actividad residual a la que no se dedica ni los recursos ni la atención necesaria, lo que se traduce en importantes deficiencias. Pues bien, si tenemos en cuenta que el papel a pesar de los avances tecnológicos y legislativos sigue siendo el soporte mayoritario de los documentos existentes en una empresa, comprenderemos fácilmente que las deficiencias de la gestión documental empresarial se evidencian de manera especial en sus “archivos de papel”:
- Hacinamiento y acumulación de papeles.
- Falta de espacio.
- Dificultad para localizar la documentación y la información que contienen.
Un análisis apresurado -cuando no interesado- puede llevar a identificar como la causa del problema al soporte de la documentación es decir al papel y a sus contenedores: los archivos; y a adoptar como “solución milagrosa” la supresión o/y sustitución de los documentos en papel por documentos electrónicos y los archivos de papel por programas informáticos de gestión documental.
La digitalización de los documentos en papel, el reconocimiento de los textos de las imágenes digitalizadas mediante OCR y el almacenamiento de los documentos electrónicos en un programa informático de gestión documental será la metodología a seguir para solventar el problema. Su pretendida sencillez así como su carácter innovador y tecnológico hacen que éste sea un proyecto fácilmente “vendible” a las empresas.
De este modo las empresas que quieran acabar con sus problemas documentales deberán centrar su atención en la elección del tipo de escáner y del software que se utilizará, y por lo tanto sus interlocutores serán los desarrolladores y comerciantes de estos productos.
Siendo la tecnología lo sustancial todos los demás aspectos relacionados con la gestión documental pasan a ser prescindibles: radiografiar la actividad de la organización, identificar los documentos esenciales para la continuidad del negocio, establecer los plazos de conservación y eliminación, determinar esquemas de clasificación… serán asuntos ninguneados. Y en este contexto contar con el auxilio de un experto en gestión documental como es un archivero es considerado como un lujo del que sobre todo las pymes pueden prescindir.
En definitiva este modo de actuar pretende evitar las consecuencias de una inadecuada gestión documental pero sin alcanzar una solución real a la misma, es decir una huida hacia delante.
jueves, 14 de octubre de 2010
Nuevo informe sobre alfabetización informacional
La alfabetización informacional es saber cuándo y por qué necesitas información, dónde encontrarla, y cómo evaluarla, utilizarla y comunicarla de manera ética.
La Asociación Profesional de Especialistas en Información (APEI) acaba de editar un nuevo informe sobre alfabetización informacional, el número 5 de la serie Informes APEI, elaborado por Andoni Calderón Rehecho.
El propósito de este informe es analizar los conceptos relacionados con la alfabetización informacional (ALFIN), exponer sus principales normas y modelos, analizar cuestiones sobre evaluación y marketing de información, así como ofrecer recursos para disponer de toda la información necesaria para conocer en qué consiste la ALFIN y cómo se puede poner en práctica en bibliotecas.
Como en el resto de los informes de APEI, el resultado es un documento de síntesis en el que se recogen todos los ámbitos necesarios para introducir al lector en la alfabetización en información y para su aplicación práctica en planes y proyectos formativos de bibliotecas.
Como en el resto de los informes de APEI, el resultado es un documento de síntesis en el que se recogen todos los ámbitos necesarios para introducir al lector en la alfabetización en información y para su aplicación práctica en planes y proyectos formativos de bibliotecas.
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