jueves, 23 de marzo de 2017

Principios fundamentales que rigen la administración electrónica en la UE

El pasado mes de abril se publicaba el Plan de Acción sobre Administración Electrónica de la UE 2016-2020, en la que se recogen un conjunto de 20 acciones para acelerar la transformación digital de la administración regidas por los siguientes principios fundamentales.


Versión digital por defecto: las administraciones públicas deberían prestar sus servicios en forma digital como opción preferida (dejando otros canales abiertos para quienes estén desconectados por elección o necesidad). Además, los servicios públicos deberían prestarse a través de un único punto de contacto o ventanilla única y a través de diferentes canales.

Principio de “solo una vez”: las administraciones públicas deberían garantizar que los ciudadanos y las empresas facilitan la misma información a una administración pública una sola vez. Las oficinas de la administración pública actúan, si tienen autorización para reutilizar internamente estos datos, respetando las normas relativas a la protección de los datos, con el objetivo de que ni los ciudadanos ni las empresas tengan que soportar más cargas. 

Inclusión y accesibilidad: las administraciones públicas deberían diseñar los servicios públicos digitales de tal modo que sean incluyentes por defecto y tomen en consideración las necesidades diferentes, como las de las personas mayores y las personas con discapacidad.

Apertura y transparencia: las administraciones públicas deberían compartir información y datos entre sí y permitir que los ciudadanos y las empresas puedan tener acceso a sus propios datos, controlarlos y rectificarlos; permitir a los usuarios hacer un seguimiento de los procesos administrativos que les afecten; comprometerse con las partes interesadas (por ejemplo, las empresas, los investigadores y las organizaciones sin ánimo de lucro) y abrirse a ellas en el diseño y la prestación de servicios.

Escala transfronteriza por defecto: las administraciones públicas deberían lograr que los servicios públicos digitales pertinentes estén disponibles más allá de las fronteras y evitar que se genere una mayor fragmentación, facilitando así la movilidad dentro del mercado único.

Interoperabilidad por defecto: los servicios públicos deberían diseñarse de tal modo que puedan funcionar sin discontinuidades en todo el mercado único y a través de los compartimentos organizativos, sobre la base de la libre circulación de datos y servicios digitales en la Unión Europea.

Fiabilidad y seguridad: todas las iniciativas deberían ir más allá del mero cumplimento del marco jurídico sobre la protección de datos personales y de la intimidad y la seguridad informática, integrando estos elementos en la fase de diseño. Se trata de condiciones previas importantes para aumentar la confianza en los servicios digitales y su utilización.

viernes, 17 de marzo de 2017

Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales

Una organización que quiera alcanzar los objetivos de una buena gestión documental deberá disponer de un sistema de gestión de documentos que tenga definido mediante un plan o una política de gestión documental los principios por lo que se regirá, el método a seguir, las técnicas a emplear y las instrucciones detalladas sobre las actividades a realizar, y las responsabilidades que se deben asumir por los distintos niveles de la organización para su cumplimiento.

Una política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos estableció las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos. Y un año más tarde el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publicó el modelo para la elaboración de las políticas de gestión de documentos electrónicos, que progresivamente se va aplicando por diferentes administraciones públicas.

En el ámbito de la Administración Local y como resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), la Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) junto con un grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental, se ha desarrollado el Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-eL) y que contiene el modelo de política de gestión documental local, así como una propuesta de cuadro de clasificación funcional que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del esquema nacional de interoperabilidad (ENI).